Vier Schritte bis
zum Angebotsentwurf
Was in jedem Schritt passiert, was Sie dafür beisteuern und woran es scheitern kann. Dazu die Ampel: Sie bestimmt, welche Position das System zuordnet — und welche es offen lässt.
Jedes Format landet an einer Stelle.
Anfragen kommen nie im gleichen Format. Als Mail mit drei Zeilen im Text, als Excel-Liste im Anhang, als PDF-Leistungsverzeichnis, als Foto eines Zettels von der Baustelle. Heute entscheidet ein Mensch, was davon eine Anfrage ist, und fängt an zu tippen.
Wir richten dafür eine eigene Adresse ein. Alles, was dort ankommt, wird abgelegt: der Mailtext, jeder Anhang, jedes Bild. PDF und Foto laufen durch eine Texterkennung, Excel wird Spalte für Spalte gelesen. Das Original bleibt erhalten — jede Position im späteren Entwurf lässt sich auf die Zeile zurückführen, aus der sie stammt.
Was dort steht, wird in Merkmale zerlegt.
Kunden schreiben nicht in Artikelnummern. Sie schreiben „4kt-Rohr 40er 2mm 6m“. Ihr Innendienst weiß, was gemeint ist: ein Vierkantrohr, 40 × 40 Millimeter, 2,0 Millimeter Wandstärke, 6.000 Millimeter lang. Genau diese Übersetzung macht der zweite Schritt — aus einer Zeile Fließtext werden einzelne, harte Merkmale.
Welche Merkmale zählen, ist von Warengruppe zu Warengruppe verschieden. Bei einer Schraube sind es Gewinde, Länge, Norm und Oberfläche; bei einem Profil Form, Maße, Wandstärke und Werkstoff. Dieses Schema legen wir zu Beginn gemeinsam mit Ihnen fest. Es ist die eigentliche Arbeit — und der Grund, warum das Verfahren zu Ihrem Sortiment passt und nicht bloß allgemein funktioniert.
Dasselbe passiert einmalig mit Ihrem Artikelstamm. Im Prototyp haben wir so 2.933 Artikel aus einem 152-seitigen Katalog-PDF automatisch in Merkmale zerlegt. Auf beiden Seiten dieselbe Sprache — sonst lässt sich nichts vergleichen.
Erst das Sieb, dann die Entscheidung.
Jedes Merkmal ist ein Sieb. Zuerst bleibt nur, was die richtige Form hat. Davon nur, was die Maße trifft. Davon nur, was die Wandstärke trifft. Nach wenigen Durchgängen sind aus einem ganzen Artikelstamm eine Handvoll Kandidaten geworden — und erst unter diesen entscheidet die KI.
Der Unterschied zur naheliegenden Bauweise liegt genau hier. Wer die KI im ganzen Sortiment nach dem ähnlichsten Text suchen lässt, bekommt bei „M8 × 40“ irgendwann „M8 × 45“ — sprachlich fast dasselbe, technisch ein anderes Teil. Im Sieb ist M8 × 45 schon draußen, bevor überhaupt jemand entscheidet.
Lieber eine Position, die offen bleibt, als eine, die falsch auf die Baustelle geht.
Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team.
Heraus kommt ein Angebotsentwurf, Position für Position: die zugeordnete Artikelnummer, die Menge, der Ampelstatus — und daneben die Originalzeile aus der Anfrage. Wer prüft, muss nicht suchen, was gemeint war. Er sieht es nebeneinander.
Grüne Zeilen überfliegt man. Gelbe zeigen die Kandidaten nebeneinander, ein Klick entscheidet. Rote sind das, was ohnehin ein Mensch hätte klären müssen. Aus dem Heraussuchen wird eine Kontrolle.
Danach geht der Entwurf den Weg, den er in Ihrem Haus immer geht — in Ihre Warenwirtschaft, in Ihr Angebotsformular, zum Kunden. Das System schreibt nirgends hinein und verschickt nichts.
Was heute gesucht werden muss, liegt fertig zugeordnet vor Ihnen.
Was Sie beitragen.
Einsammeln
Einmal eine Weiterleitung einrichten — Arbeit von Minuten, und die einzige Änderung an Ihrer bestehenden Technik. Am Postfach Ihrer Mitarbeiter ändert sich nichts.
Verstehen
Einmal zu Beginn mitentscheiden, welche Merkmale in Ihren Warengruppen zählen. Dafür brauchen wir ein bis zwei Gespräche mit jemandem, der das Sortiment kennt. Danach nichts mehr.
Zuordnen
Den Artikelstamm einmal exportieren; Excel genügt. Aufräumen müssen Sie ihn nicht. Dubletten und Widersprüche fallen beim Zerlegen ohnehin auf, und Sie bekommen die Liste.
Ausgeben
Prüfen und freigeben. Eine neue Oberfläche gibt es nicht, eine Schulung braucht es deshalb auch nicht.
Woran es scheitern kann.
Einsammeln
An einer Handschrift, die auch ein Mensch nicht entziffert, oder an einem Foto, das zu unscharf ist. Dann meldet das System die Anfrage als unlesbar zurück, statt zu raten.
Verstehen
An Angaben, die im Haus so selbstverständlich sind, dass sie niemand hinschreibt. Steht der Werkstoff nirgends, erfindet ihn das System nicht — die Position wird gelb und kommt mit einer Rückfrage zurück.
Zuordnen
An Artikeln, die nur in einem Kopf existieren und in keiner Datei. Was nicht im Stamm steht, kann nicht zugeordnet werden — solche Positionen werden rot und bleiben offen.
Ausgeben
Daran, dass niemand hinsieht. Das System gibt nichts frei und verschickt nichts von sich aus. Bleibt der Entwurf liegen, bleibt das Angebot liegen.
Wo das System aufhört.
Die Ampel ist keine Prozentzahl, die man auslegen kann. Sie ist eine Festlegung. Jede Position im Entwurf trägt genau einen der drei Zustände, und der sagt Ihrem Mitarbeiter, was mit der Zeile zu tun ist: überfliegen, klicken oder selbst entscheiden.
Die Merkmale passen auf genau einen Artikel in Ihrem Stamm. Kein zweiter Kandidat, keine fehlende Angabe. Die Zeile wird überflogen, nicht bearbeitet. Nur diese Positionen zählen für die Garantie.
Es bleiben mehrere Kandidaten, oder in der Anfrage fehlt eine Angabe. Das System zeigt die Möglichkeiten nebeneinander und dazu die Zeile, aus der sie stammen. Ein Klick entscheidet.
Vom System nicht zuzuordnen: Sonderanfertigung, Zuschnitt nach Skizze, oder ein Artikel außerhalb Ihres Sortiments. Die Position bleibt offen und geht an einen Menschen. Das System weicht nicht auf „fast passt“ aus.
Warum nur Grün zählt: Eine Trefferquote über alle Positionen wäre eine Zahl, die sich schönrechnen lässt. Je öfter ein System rät, desto mehr Treffer bekommt es. Gemessen wird deshalb nur dort, wo sich das System festgelegt hat. Das Geld-zurück-Kriterium des Piloten steht vor dem Start schriftlich fest und wird an dem gemessen, was Ihre Mitarbeiter gewählt hätten. Wird es nicht erreicht, kostet der Pilot nichts.
Gelb ist deshalb kein Mangel, sondern eine Auskunft: Hier hat sich das System nicht festgelegt, und zwar mit Absicht.
Ein System, das nie gelb meldet, hat sich entweder nie geirrt — oder es merkt es nicht.
Eine Zusage ist so viel wert wie die Grenze, die daneben steht. Drei Dinge gehören nicht zum System, und wir bauen sie auch nicht dazu.
- Kein Schreibzugriff. Das System liest, es schreibt nirgends hinein. Der Entwurf kommt als Datei zurück; wer ihn in Ihre Warenwirtschaft übernimmt, ist ein Mensch. Genau deshalb dauert die Einführung Wochen und nicht Monate.
- Keine Zeichnungskalkulation. Aus einer technischen Zeichnung einen Preis zu rechnen, ist Konstruktions- und Kalkulationsarbeit. Das ist eine andere Aufgabe als der Abgleich mit einem Artikelstamm, und wir geben nicht vor, sie zu können.
- Keine Chatbots. Wir bauen kein Fenster, in das jemand tippt. Ihre Kunden bemerken das System gar nicht. Sie bemerken nur, dass die Antwort früher kommt.
Eine benannte Grenze macht alle anderen Zusagen glaubwürdig.
Der Ablauf im DetailPasst das zu Ihrem Betrieb?
Dreißig Minuten, unverbindlich: Wie laufen Ihre Anfragen heute, wie viele sind es, wie lange dauert eine? Passt Ihr Betrieb nicht dazu, sagen wir Ihnen das — dann haben wir beide eine halbe Stunde aufgewendet und nicht mehr.